Lors de l’incorporation d’une société par actions, les administrateurs autorisent l’émission des actions aux actionnaires. Quant aux actionnaires, c’est à eux que revient le rôle de procéder à la nomination des administrateurs. Quoiqu’il n’y ait aucune obligation que ce soient les mêmes personnes qui se retrouvent tant administrateurs qu’actionnaires, c’est bien souvent ce qui arrive. Les rôles et responsabilités de chacun sont ainsi souvent confus. Cependant, chacun a ses propres devoirs et responsabilités.
Les actionnaires ont une responsabilité limitée : limitée à l’argent investi et à la valeur de leurs actions. Ils sont propriétaires de la société par le biais de leurs actions, mais la société a une personnalité distincte et c’est elle-même qui est responsable, notamment, de ses dettes.
L’administrateur a, pour sa part, le devoir d’agir, notamment avec prudence et diligence. Il doit également agir dans l’intérêt de la société.
Les administrateurs n’encourent pas de responsabilité en cas d’erreur de bonne foi. Ils agissent pour la société et en principe, la signature d’un contrat par un administrateur pour la société ne l’engage pas personnellement. Cependant, dans certaines situations, la Loi sur les sociétés par actions (Québec) prévoit que l’administrateur est responsable personnellement. Ces situations sont les suivantes :
1) Le versement de dividendes illégaux :
Il est du rôle des administrateurs (sauf exceptions) de déclarer les dividendes aux actionnaires. Ils ne doivent pas avoir des motifs de penser que, suite au versement de dividendes, la société ne pourra pas acquitter son passif à échéance.
2) Les prêts faits par la société aux actionnaires.
3) Les salaires impayés (incluant toutes formes de rémunérations, commissions, paies de vacances, déductions à la source) :
Les administrateurs sont responsables des six derniers mois de salaires.
4) Les dettes existantes lors de la dissolution de la société et l’approbation d’une fusion alors qu’il y a des motifs de croire que la société issue de la fusion ne pourrait acquitter son passif à échéance.
5) L’émission d’actions pour une contrepartie insuffisante.
6) Le versement d’une commission ou indemnité illégale.
7) S’ils permettent l’acquisition d’actions et qu’il y a des motifs raisonnables de croire que la société ne peut ou ne pourrait de ce fait acquitter son passif à échéance.
Certaines autres lois telles que la Loi de l’impôt sur le revenu, la Loi sur le remboursement d’impôts fonciers et la Loi sur la régie de l’assurance-maladie du Québec prévoient également la responsabilité des administrateurs dans certaines circonstances. Par exemple, l’administrateur pourrait être tenu responsable du paiement des retenues à la source et des taxes de vente (TPS/TVQ) dues par la société.
Il nous semble aussi pertinent de mentionner que si une personne a fourni un cautionnement, que ce soit en sa qualité d’administrateur ou d’actionnaire, c’est une obligation personnelle et elle devra honorer ses engagements. Un individu qui n’est ni actionnaire, ni administrateur d’une société pourrait cautionner un prêt dans une situation où la société, les administrateurs ou actionnaires ne seraient pas suffisamment solvables aux yeux du créancier. Principalement, lors du démarrage de l’entreprise, la société a souvent besoin de faire des emprunts et l’institution financière exigera un cautionnement personnel d’un administrateur ou actionnaire. La responsabilité limitée n’est donc souvent pas vraiment limitée vis-à-vis le prêteur. Cependant, l’incorporation offre bien d’autres avantages.
Également, depuis 2011, l’absentéisme lors de la prise d’une décision ou le silence d’un administrateur ne constitue pas une défense. La dissidence de cette personne devra être consignée au procès-verbal dans les 7 jours du moment où elle apprend l’adoption de la décision.
Conclusion
Il faut se rappeler que ce sont les administrateurs qui administrent la société, ce sont donc eux qui en ont la responsabilité. Certains moyens d’exonérations sont possibles au cas par cas, mais les administrateurs doivent définitivement prendre ce rôle au sérieux!